Checklist BTW Aangifte

Deze Administratie Dient U Aan te Leveren voor Uw BTW Aangifte.

Om ervoor te zorgen dat de aangifte omzetbelasting tijdig wordt ingediend, heb ik deze checklist samengesteld zodat u kunt teruglezen welke bedrijfsadministratie u dient in te leveren voor de verwerking van uw BTW aangifte.

Zorg ervoor dat u uitsluitend nog niet verwerkte documenten aanlevert, zodat er niet onnodig tijd verloren gaat aan het archiveren van uw bedrijfsadministratie.

Indien u alle relevante administratie in een "schoenendoos" wilt aanleveren, is dit uiteraard mogelijk - ik reken een aangepast tarief voor archiveringswerkzaamheden. Echter, indien u de kosten van mijn archiveringswerkzaamheden tot een minimum wilt beperken, adviseer ik alle documenten volgens onderstaande aanwijzingen aan te leveren.

Tip: Indien u de originele documenten zelf bewaard en enkel kopieën van documenten bij mij inlevert, kunt u de originele documenten er altijd even bij pakken indien er achteraf nog vragen zijn, of indien u achteraf zelf uw administratie als naslagwerk wilt raadplegen.

Verkoopfacturen

De factuurdatum is bepalend. (De datum van betaling door de klant is niet relevant.) Alle verkoopfacturen met een factuurdatum tot en met de laatste dag van de BTW aangifteperiode zijn benodigd voor de verwerking van uw aangifte omzetbelasting.
Archiveer de verkoopfacturen op factuurnummer, waarbij het oudste factuurnummer onderop komt.

Inkoopfacturen

De factuurdatum is bepalend. (De datum van betaling is niet relevant.) Alle inkoopfacturen met een factuurdatum tot en met de laatste dag van de BTW aangifteperiode zijn benodigd voor de verwerking van uw BTW aangifte. Uiteraard levert u ook nog de 'oude' inkoopfacturen in waarbij de factuurdatum nog betrekking heeft op de vorige BTW aangifteperiode, maar die pas in deze aangifteperiode zijn ontvangen.
Indien de bedragen op bepaalde inkoopfacturen in vreemde valuta’s zijn vermeld, kunt u het beste deze facturen pas aanleveren nadat deze zijn betaald. U kunt dan op de inkoopfactuur duidelijk vermelden wat het betaalde bedrag in euro’s was – voordat u de inkoopfactuur kopieert of inscant en bij mij inlevert.
Indien bepaalde inkoopfacturen zijn betaald van een andere bankrekening dan de standaard zakelijke betaalrekening, kunt u het beste ook op de factuur vermelden van welke rekening deze inkoopfactuur betaald is.
Archiveer de inkoopfacturen op factuurdatum, waarbij de oudste factuurdatum onderop komt.

Note: Bij steeds meer bedrijven worden de facturen niet meer toegezonden per post. U moet deze inkoopfacturen dus zelf downloaden, omdat zonder de factuur er meestal geen BTW teruggaaf mogelijk is.

Kassabonnen

Niet maximaal 4 contant- en per pin betaalde bonnen op een A4-tje vast. Houdt qua volgorde de op de kassabon vermelde datum aan in de normale leesvolgorde (dus van links naar rechts en vervolgens eronder). De kassabondatum en de bedragen (inclusief eventuele BTW specificatie) dienen eenvoudig leesbaar te zijn.
Archiveer de pin- en contantbonnen op datum, waarbij de oudste datum onderop komt.

Tip: Indien u de A4-tjes met pin- en contantbonnen kopieert of fotografeert en bewaart, loopt u geen risico dat de kassabonnen binnen de administratieve bewaartermijn van 7 jaar onleesbaar worden.

Bankafschriften

Zorg dat u de complete volgnummers aanlevert, en download a.u.b. niet de transacties tussen een bepaalde periode.

Alle bankafschriften van de zakelijke rekeningen (inclusief de eventuele creditcards) waarvan de transactiedatums binnen de BTW aangifteperiode vallen, zijn benodigd voor de verwerking van uw periodieke administratie.
U kunt hoogstwaarschijnlijk nog niet het volgnummer downloaden van de meest recente maand - dat geeft niet. Echter, u kunt al wel de volgnummers aanleveren die u al wel kunt downloaden. Het 'ontbrekende' volgnummer kunt u vervolgens in de volgende BTW aangifteperiode aanleveren.
Archiveer de bankafschriften op volgnummer, waarbij het oudste volgnummer onderop komt.

Tip: Door uw banktransacties na te lopen, kunt u eenvoudig nagaan of er van alle zakelijke transacties wel een bewijsstuk (kopie inkoopfactuur, verkoopfactuur of pinbon) is aangeleverd.

Verzekeringspolissen

Ten minste eenmaal per jaar ontvangt u van uw verzekeringsmaatschappij een overzicht van de lopende verzekeringspolissen met daarbij een premievoorstel voor het verlengen van de polis. Dit is het ideale moment om te bekijken of de verzekeringspolis nog de gewenste dekking biedt, of wellicht zelfs (deels) overbodig is geworden, waardoor deze kan worden beëindigd.

Tip: Indien u dit wenst, breng ik al uw lopende verzekeringspolissen in kaart, zowel zakelijk als privé, om te kijken of u niet onder- of juist oververzekerd bent.

Rittenregistratie(s)

Noteer zorgvuldig alle (zakelijke) kilometers die u maakt, inclusief woon- werkverkeer. Uiteraard enkel indien voor u van toepassing.

Urenregistratie(s)

Noteer zorgvuldig alle uren die u voor uw onderneming maakt, inclusief reistijd en tijd waarin u administratieve werkzaamheden verricht.

Note: Het bijhouden van een urenregistratie is enkel aan te bevelen indien het niet overduidelijk is dat u gemiddeld 1.225 uur per jaar aan uw onderneming besteedt.

Klantspecifieke Administratieve Documenten

Afhankelijk van uw specifieke bedrijfsadministratie, kan het zijn dat ik graag aanvullende documenten aangeleverd krijg.