Checklist BTW Aangifte

Deze Administratie Dient U Aan te Leveren voor Uw BTW Aangifte.

Om ervoor te zorgen dat de aangifte omzetbelasting tijdig wordt ingediend, heb ik deze checklist samengesteld zodat u kunt teruglezen welke bedrijfsadministratie u dient in te leveren voor de verwerking van uw BTW aangifte.

Zorg ervoor dat u uitsluitend nog niet verwerkte documenten aanlevert, zodat er niet onnodig tijd verloren gaat aan het archiveren van uw bedrijfsadministratie.

Indien u alle relevante administratie in een "schoenendoos" wilt aanleveren, is dit uiteraard mogelijk - ik reken een aangepast tarief voor archiveringswerkzaamheden. Echter, indien u de kosten van mijn archiveringswerkzaamheden tot een minimum wilt beperken, adviseer ik alle documenten volgens onderstaande aanwijzingen aan te leveren.

Tip: Indien u de originele documenten zelf bewaard en enkel kopieën van documenten bij mij inlevert, kunt u de originele documenten er altijd even bij pakken indien er achteraf nog vragen zijn, of indien u achteraf zelf uw administratie als naslagwerk wilt raadplegen.

Verkoopfacturen

De factuurdatum is bepalend. (De datum van betaling door de klant is niet relevant.) Alle verkoopfacturen met een factuurdatum tot en met de laatste dag van de BTW aangifteperiode zijn benodigd voor de verwerking van uw aangifte omzetbelasting.
Archiveer de verkoopfacturen op factuurnummer, waarbij het oudste factuurnummer onderop komt.

Inkoopfacturen

De factuurdatum is bepalend. (De datum van betaling is niet relevant.) Alle inkoopfacturen met een factuurdatum tot en met de laatste dag van de BTW aangifteperiode zijn benodigd voor de verwerking van uw BTW aangifte. Uiteraard levert u ook nog de 'oude' inkoopfacturen in waarbij de factuurdatum nog betrekking heeft op de vorige BTW aangifteperiode, maar die pas in deze aangifteperiode zijn ontvangen.
Indien de bedragen op bepaalde inkoopfacturen in vreemde valuta’s zijn vermeld, kunt u het beste deze facturen pas aanleveren nadat deze zijn betaald. U kunt dan op de inkoopfactuur duidelijk vermelden wat het betaalde bedrag in euro’s was – voordat u de inkoopfactuur kopieert of inscant en bij mij inlevert.
Indien bepaalde inkoopfacturen zijn betaald van een andere bankrekening dan de standaard zakelijke betaalrekening, kunt u het beste ook op de factuur vermelden van welke rekening deze inkoopfactuur betaald is.
Archiveer de inkoopfacturen op factuurdatum, waarbij de oudste factuurdatum onderop komt.

Note: Bij steeds meer bedrijven worden de facturen niet meer toegezonden per post. U moet deze inkoopfacturen dus zelf downloaden, omdat zonder de factuur er meestal geen BTW teruggaaf mogelijk is.

Kassabonnen

Niet maximaal 4 contant- en per pin betaalde bonnen op een A4-tje vast. Houdt qua volgorde de op de kassabon vermelde datum aan in de normale leesvolgorde (dus van links naar rechts en vervolgens eronder). De kassabondatum en de bedragen (inclusief eventuele BTW specificatie) dienen eenvoudig leesbaar te zijn.
Archiveer de pin- en contantbonnen op datum, waarbij de oudste datum onderop komt.

Tip: Indien u de A4-tjes met pin- en contantbonnen kopieert of fotografeert en bewaart, loopt u geen risico dat de kassabonnen binnen de administratieve bewaartermijn van 7 jaar onleesbaar worden.

Bankafschriften

Zorg dat u de complete volgnummers aanlevert, en download a.u.b. niet de transacties tussen een bepaalde periode.

Alle bankafschriften van de zakelijke rekeningen (inclusief de eventuele creditcards) waarvan de transactiedatums binnen de BTW aangifteperiode vallen, zijn benodigd voor de verwerking van uw periodieke administratie.
U kunt hoogstwaarschijnlijk nog niet het volgnummer downloaden van de meest recente maand - dat geeft niet. Echter, u kunt al wel de volgnummers aanleveren die u al wel kunt downloaden. Het 'ontbrekende' volgnummer kunt u vervolgens in de volgende BTW aangifteperiode aanleveren.
Archiveer de bankafschriften op volgnummer, waarbij het oudste volgnummer onderop komt.

Tip: Door uw banktransacties na te lopen, kunt u eenvoudig nagaan of er van alle zakelijke transacties wel een bewijsstuk (kopie inkoopfactuur, verkoopfactuur of pinbon) is aangeleverd.

Verzekeringspolissen

Ten minste eenmaal per jaar ontvangt u van uw verzekeringsmaatschappij een overzicht van de lopende verzekeringspolissen met daarbij een premievoorstel voor het verlengen van de polis. Dit is het ideale moment om te bekijken of de verzekeringspolis nog de gewenste dekking biedt, of wellicht zelfs (deels) overbodig is geworden, waardoor deze kan worden beëindigd.

Tip: Indien u dit wenst, breng ik al uw lopende verzekeringspolissen in kaart, zowel zakelijk als privé, om te kijken of u niet onder- of juist oververzekerd bent.

Rittenregistratie(s)

Noteer zorgvuldig alle (zakelijke) kilometers die u maakt, inclusief woon- werkverkeer. Uiteraard enkel indien voor u van toepassing.

Urenregistratie(s)

Noteer zorgvuldig alle uren die u voor uw onderneming maakt, inclusief reistijd en tijd waarin u administratieve werkzaamheden verricht.

Note: Het bijhouden van een urenregistratie is enkel aan te bevelen indien het niet overduidelijk is dat u gemiddeld 1.225 uur per jaar aan uw onderneming besteedt.

Klantspecifieke Administratieve Documenten

Afhankelijk van uw specifieke bedrijfsadministratie, kan het zijn dat ik graag aanvullende documenten aangeleverd krijg.

Wanneer Dient Uw Bedrijfsadministratie te Worden Ingeleverd?

De meeste ondernemers moeten van de Belastingdienst per kwartaal hun BTW aangifte indienen (en betalen). Echter, het is ook mogelijk om de BTW aangifteperiode te wijzigen naar een maandaangifte of een jaaraangifte. Hiervoor bestaan wel aparte voorwaarden¹.

De aangifte omzetbelasting dient altijd uiterlijk op de laatste dag van de maand, volgend op de BTW aangifteperiode waarop de aangifte betrekking heeft, te worden ingediend. (In het geval er omzetbelasting betaalt dient te worden, dient dit bedrag ook uiterlijk op deze laatste dag van de maand op de bankrekening van de belastingdienst te zijn bijgeschreven.)

Zorg er dan ook voor dat ik alle benodigde administratie in de eerste week van de nieuwe aangifteperiode ontvang, zodat ik voldoende tijd heb om de administratie te verwerken en de BTW aangifte in te dienen.

BTW Aangifteperiode(n)

In het geval de BTW aangifte per maand aangegeven dient te worden, ontvang ik de benodigde administratie dus altijd graag in de eerste week van de nieuwe maand, volgend op de maand waarover de BTW aangifte dient te worden ingediend. Voorbeeld, de benodigde administratie voor de BTW aangifte van januari ontvang ik graag in de eerste week van februari.
In het geval de BTW aangifte per kwartaal aangegeven dient te worden, ontvang ik de benodigde administratie dus altijd graag in de eerste week van het nieuwe kwartaal, volgend op het kwartaal waarover de BTW aangifte dient te worden ingediend. Voorbeeld, de benodigde administratie voor de BTW aangifte van het eerste kwartaal (januari tot en met maart) ontvang ik graag in de eerste week van april.
In het geval de BTW aangifte per jaar aangegeven dient te worden, ontvang ik de benodigde administratie dus altijd graag in de eerste week van het nieuwe jaar, volgend op het jaar waarover de BTW aangifte dient te worden ingediend. Voorbeeld, de benodigde administratie voor de BTW aangifte van het jaar 2025 ontvang ik graag in de eerste week van 2026.

Tip: Zet alvast een herinnering in uw agenda wanneer uw bedrijfsadministratie aangeleverd dient te worden voor de BTW aangifte(n) voor het komende jaar.

¹: U kunt de voorwaarden hier teruglezen op de website van de Belastingdienst.